V rámci jednoduchého účetnictví jen s pokladnou je situace velmi jednoduchá, účtujeme příjmy do pokladny a výdaje z pokladny, když přijde faktura nebo jiný závazek, účtuje se v den provedení platby jako výdaj. A naopak pohledávky, když peníze dorazí. Vedle toho je třeba vést knihu závazků a pohledávek (stačí jen v sešitě nebo v excelu v počítači a nebo v účetním programu). Ti, co mají jen několik položek do měsíce, si jednoduše zapíší přijatou fakturu do seznamu závazků a do peněžního deníku zapíší až provedenou platbu. Jde-li o platby v hotovosti, ty se zapíší do peněžního deníku ihned po příjmu či výdaji z pokladny.

Ti, co mají vedle pokladny účet u peněžního ústavu, vedou pokladnu v jednoduchém účetnictví stejně jako v článku předtím, ale vedle toho vedou odděleně příjmy a výdaje na účtu. Ty se účtují až dle výpisu z banky. Zde je jen jeden problém, když vkládáte peníze z pokladny na účet, jde o takzvané peníze na cestě, to znamená, že z pokladny již odešly (máte zaúčtovaný výdaj), ale na účtu je budete mít později a účtovat je budete, až budete mít nový výpis. Tato částka se po dobu mezi výdejem z pokladny a příjmem na účet  zapisuje do kolonky „peníze na cestě“ a po zaúčtování příjmu na účtu se z této kolonky odúčtuje. To je proto, aby se nám peníze neztratily, neboť po tuto dobu bychom měli o tuto částku v účetnictví méně (z pokladny byla vyplacena a na účtě ještě není).

Určitě jste někdy slyšeli „Má dáti“ a „Dal“, to jsou položky účetního deníku. U podvojného účetnictví je důležité vědět, zda jsou jednotlivé účty aktivní, nebo pasivní. Příjem na aktivním účtu = MD, výdej = Dal, u pasivního účtu je to obráceně (to se týká závazků). Bankovní účet a pokladna jsou aktivními účty a příjem do nich bude vždy zaúčtován na straně MD. Výdaj bude na straně Dal. Tyto položky se musí zaúčtovat proti pohledávkám nebo závazkům, které se účtují již při příjmu nebo vystavení faktury. I u podvojného účetnictví se vedou odděleně příjmy a výdaje u pokladny a u účtu a i zde máme „peníze na cestě“. 

Takže tam, kde máte málo položek a malé zůstatky, je jednodušší používat jen pokladnu. Ale pozor na stanovení pokladního limitu v zásadách hospodaření, pokladník či hospodář by měl ručit jen za částku do stanoveného limitu. Proto ti, co mají větší zůstatky, by měli mít účet, kam přebytek nad limit převedou. Revizní komise by měla minimálně čtvrtletně kontrolovat stav pokladny (zda tam je částka, která je v pokladní knize nebo účetním deníku) jako zůstatek k danému datu.